¿Qué es un outsourcing?
Outsourcing es el proceso por el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio. Esto libera a la primera organización para enfocarse en la función central de su negocio. (El término inglés outsourcing ha sido traducido al castellano como tercerización o externalización).
Es decir, el outsourcing consiste en que una empresa contrata a una agencia o firma externa especializada para hacer algo en lo que no se especializa.
Un buen ejemplo es la administración de proyectos. Todo negocio tiene que manejarlos, pero existen firmas especializadas que lo pueden hacer de una manera más eficiente y optimizando los recursos. La empresa que contrata provee información acerca de los requerimientos, objetivos, etc, la firma contratada se encarga de delimitar el alcance, gestionar los recursos y lograr el éxito de los proyectos. Esto resulta más eficiente, ya que se evita tener todo un departamento encargado del proceso, aprender sobre la gestión de proyectos, administrarlos, etc.
Otro ejemplo es el servicio de computadoras, estas se pueden alquilar, junto con su mantenimiento, reparación y actualización, lo cual evita costos innecesarios de personal y renovación de equipos, por ejemplo.
Casi todo se puede contratar bajo outsourcing, la regla es comparar los costos/beneficios de lo que se va a contratar con los costos/beneficios de hacerlo nosotros mismos, en muchos casos resulta mejor contratar. Antes de hacer outsourcing se deben analizar bien varios aspectos, entre ellos:
- Los costos.
- Los antecedentes, referencias y experiencia de la firma que se va a contratar.
- Conocer, en lo posible, el concepto de otra empresa que haya realizado outsourcing en el área que pensamos contratar.
- Establecer la importancia del área o la función que queremos contratar, si se considera de vital importancia para nuestra empresa no debemos darla en outsourcing.
La norma básica y más importante es no dar en outsourcing ninguna de las funciones o áreas que consideramos como fundamentales en nuestra empresa. Nunca Microsoft hará outsourcing de la programación y el desarrollo de su software, esa es una de sus labores fundamentales, pero sí lo hará con el servicio de aseo de sus oficinas generales, por ejemplo.
Hacer outsourcing es bueno, pero hacerlo a la ligera puede traer como consecuencia altos costos y posibles interrupciones del negocio. Otro factor a tener en cuenta tiene que ver con la parte legal del contrato, dejar bien sentadas las condiciones y las sanciones en caso de incumplimientos por parte de la firma contratista.
El outsourcing tiene mucho de subcontratación, pero no sólo es eso, se trata más bien de establecer alianzas con firmas colaboradoras que harán más eficientes algunas de nuestras tareas.
10 ventajas que aporta el Outsourcing a tu empresa:
1. Reducción en costos
La colaboración con empresas externas permite ahorrar gastos como los asociados a la inversión en infraestructuras o tecnología, o los destinados a la contratación de nuevos trabajadores que se hagan cargo de tareas que no son una función específica de la empresa.
2. Enfocarse en la actividad principal
El outsourcing permite a la empresa enfocarse principalmente en el negocio y no consumir recursos humanos y financieros en otras áreas que no son tan estratégicas para su actividad principal. Así se logra un mayor rendimiento al evitar distracciones innecesarias.
3. Transformación de costos fijos en variables
La externalización permite reducir las inversiones en infraestructuras y tecnología a través de la contratación de determinados servicios a un proveedor externo. Esta contratación conlleva el establecimiento de un precio fijo, por lo que podremos obtener una previsión detallada del costo del servicio.
4. Reduce el riesgo
El outsourcing traslada parte del riesgo empresarial en sectores clave, como el financiero, o en nuevos servicios, como aquellos relacionados con la tecnología, a proveedores externos especializados. Además, reduce el riesgo al evitar grandes inversiones iniciales en infraestructura o tecnología, lo que amplía la capacidad de destinar recursos a proyectos nuevos.
5. Mejora la calidad
Contratar determinados procesos complejos mediante proveedores externos con conocimientos específicos en esas materias nos aseguran un resultado de calidad.
6. Aumento de la productividad
El trabajo se elabora de manera más eficiente, reduciendo el tiempo de realización de los proyectos al no perder tiempo en selección de personal, formación o adquisiciones de equipo, etc. Ejecutar el mismo trabajo en un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.
7. Mejora los procesos de innovación
Al reducir costos y tiempo en la ejecución de determinadas actividades, la empresa dispone de más recursos para innovar y así comenzar nuevos proyectos que puedan posicionarla en un puesto clave dentro del mercado competitivo.
8. Mayor flexibilidad
El Outsourcing nos facilita adaptarnos a los cambios que se producen en el mercado, contratando servicios con terceros solo en el momento en el que lo necesitemos, como en aquellas operaciones que se deban ejecutar estacionalmente o por alguna regulación, como facturación electrónica 3.3.
9. Acceso a las últimas tecnologías
Contratar a una empresa de outsourcing adecuada nos permite disponer de la tecnología más novedosa sin tener que hacer grandes inversiones en equipos o en formar personal especializado en las mismas. Si nuestra empresa cuenta con las últimas tecnologías podrá iniciar nuevos proyectos de forma inmediata.
10. Aumento de la competitividad
El resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios (outsourcing) es lograr que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado. El outsourcing permite mejorar el desempeño de su empresa, logrando una mayor productividad de forma flexible.
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