Con esta publicación continuamos ayudándote con las recomendaciones para poder llevar a cabo de forma correcta la Administración de Proyectos.
En publicaciones anteriores mencionamos las Fases de los proyectos de acuerdo con el PMBOK (PMI) y los Casos de Negocio en el ciclo de vida de los proyectos, estas publicaciones te pueden servir de guía al momento de gestionar la administración de los proyectos que lleves a cabo en tu empresa o negocio, sin importar si es una empresa pequeña, mediana o grande. Ya que este proceso se debe aplicar para obtener una gestión correcta y optimizada.
En la Administración de Proyectos existen muchos desafíos a los que tienes que enfrentarte día a día, y se debe estar preparado para gestionarlos correctamente, manteniéndolos además dentro de un presupuesto, en tiempo y calidad. Sin embargo, tomando algunas precauciones puedes llevar tu proyecto al éxito.
Para que un proyecto tenga éxito es necesario tener en cuenta lo siguiente:
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Justificación del proyecto
Como una buena práctica se debe tener un proceso y documentación (caso de negocio – business case) para poder identificar claramente el beneficio que obtendremos de un proyecto, el documento debe incluir por lo menos:
- Objetivo claro
- Personas / Áreas involucradas
- Beneficios que se buscan – cualitativos
- Impacto económico – cuantitativos
- Indicadores de medición
- Riesgos
- Sponsor / patrocinador del proyecto
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Identificación detallada los requerimientos del proyecto.
Es muy común que no se tenga una buena planeación para comenzar un proyecto, ya sea por urgencia de tener un resultado, aprovechar una oportunidad o simplemente porque es “prioritario” para el negocio.
Tener un correcto levantamiento de requerimientos te permitirá entender el objetivo, el detalle de lo que se quiere lograr, qué se tiene que tomar en cuenta para evaluar si cumplimos o no cumplimos, así como poder posteriormente crear una lista de tareas y un plan de trabajo.
Toma el tiempo necesario para realizar esta tarea, te aseguro que tendrás muchos beneficios durante todas las etapas del proyecto.
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Mantener una comunicación constante con todos los involucrados en el proyecto.
Otro de los puntos a mejorar es no solo comunicarnos con el responsable del proyecto (o el que nos contrata, en caso de un proyecto externo); los proyectos fracasan por falta de comunicación, integración y participación de las personas en las organizaciones.
Teniendo nuestros requerimientos detallados podemos identificar todas las áreas de impacto del proyecto, con lo cual podremos incluir a todos los participantes y tener su colaboración.
No será perjudicial informar a más personas, es de gran ayuda que todas las personas conozcan el proyecto y se involucren.
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Tener el proyecto bien documentado.
Las metodologías y buenas prácticas de administración de proyectos (PMI – PMBoK) son marcos de referencia que nos indican las fases, procesos, documentos y complementos que debemos tener claramente identificados y plasmados en un documento.
Se debe tener el proyecto documentado en todas sus fases, no solo en la parte de planeación, ya que nos servirá de apoyo, guía, seguimiento, identificación de riesgos, medición, así como para ir construyendo nuestra biblioteca de consulta para futuros proyectos.
El último punto es relevante ya que dicha documentación nos puede servir de guía al tener un nuevo proyecto similar a alguno que hayamos realizado, y así poder definir un alcance con mejor exactitud.
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Gestionar los riesgos.
Es sumamente importante identificar la mayor cantidad de riesgos posibles al iniciar el proyecto, generando como resultado una matriz de riesgos:
- Descripción del riesgo
- Probabilidad de que ocurra
- Impacto en caso de ocurrir (cualitativo y cuantitativo)
- Posibles acciones para mitigarlo
- Responsables
Con esto podemos estar preparados en caso de que ocurra y sabremos reaccionar de una mejor manera, reduciendo los posibles impactos; así como tomar todas las acciones preventivas necesarias para mitigarlos.
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Tener habilidades de liderazgo
Estas cualidades nos podrán ayudar a mantener comprometidos y motivados a tus colaboradores, especialmente durante los tiempos difíciles.
Las habilidades blandas o soft skills son de gran apoyo al administrar proyectos, ya que nos ayudan a:
- Ser empáticos con las personas involucradas.
- Comunicarnos de una forma correcta.
- Ser asertivos al momento de dar por ejemplo un avance del proyecto o realizar alguna corrección en el rumbo del mismo.
- Motivar a los colaboradores.
- Negociar cualquier tema correctamente.
Como podemos darnos cuenta una buena administración de proyectos se basa en gran medida en la comunicación que debe tener el equipo de trabajo, así como la definición de sus roles en el proyecto y la documentación que se debe realizar para poder hacer un buen levantamiento de información, para de esta forma definir correctamente el camino que se deberá seguir para poder conseguir los objetivos que se plantean desde un principio.
Estas recomendaciones que te hemos proporcionado tienen como finalidad ayudarte a alcanzar tus objetivos, replantearte la forma de ver la administración de proyectos y sobre todo darle una solución optimizada a las situaciones que se te pueden presentar en los proyectos dentro de tu negocio o en la empresa en donde te encuentras.
Estos son sólo algunos de los puntos que se deben considerar al administrar proyectos, te invitamos a que conozcas los servicios que Brok3r ofrece y con gusto te apoyamos a alcanzar el siguiente nivel en tu Empresa o Negocio.
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