Te decimos las 5 fases principales para tus proyectos según el Project Management Institute (PMI)
En esta publicación de hoy en Blogk3r, te decimos cuales son las fases que se deben seguir para lograr el éxito en la planeación, implementación y seguimiento de tus proyectos. Además, decimos de que constan cada una de éstas fases.
Un proyecto exitoso se desarrolla siguiendo ciertas fases o pasos elementales. El Instituto de Administración de Proyectos (PMI por sus siglas en inglés), ha elaborado un documento que provee terminología, guías, reglas, fundamentos y características para implementar en proyectos, programas o portafolios, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
Las cinco fases definidas en el PMBOK son:
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Inicio / Justificación
La etapa inicial de todo proyecto debe ser la justificación del mismo e involucra aquellos procesos aplicados para la definición de un proyecto nuevo, o una nueva fase de un proyecto existente, para la autorización de su inicio; para lo cual debemos tomar en cuenta lo siguientes elementos:
- Objetivos claros que se quieren alcanzar
- Documentación de necesidades o requerimientos preliminares
- Alcance preliminar
- Entregables (alternativas de solución)
- Beneficios cualitativos e impactos económicos (cuantitativos)
- Alineación con los objetivos generales del negocio
- Asegurar las aprobaciones y los recursos necesarios
- Autorización del proyecto o nueva fase
- Compromiso de la Dirección con el proyecto o fase
- Asigne un encargado del proyecto (Project Manager)
- Estimación de Presupuesto, capital humano y tiempo
- Posibles riesgos y restricciones
- Generación del Acta de constitución del proyecto (Project Charter)
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Planeación
En esta etapa se recopila información de diversas fuentes, se maduran las ideas, planes y se desarrollan con detalle las actividades y documentos iniciados en la etapa de justificación, lo cual nos servirá para dejar bases firmes y claras del plan con el que administraremos el proyecto de manera exitosa.
- Plan de administración del proyecto
- Revise y complete el alcance del proyecto, objetivos y requerimientos.
- Defina todos los entregables requeridos
- Cree el marco para el cronograma del proyecto
- Defina todas las actividades requeridas
- Ordene secuencialmente todas las actividades
- Identifique las habilidades y los recursos requeridos
- Estime el esfuerzo de trabajo
- Efectúe el análisis de riesgos y de contingencia
- Defina y estime todos los costos requeridos
- Obtenga la aprobación de financiamiento del proyecto
- Establezca su plan de la comunicación
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Ejecución
Esta etapa consiste en los procesos usados para completar el trabajo definido en el plan de administración del proyecto, cubriendo así los requerimientos estipulados.
- Realizar las tareas del plan de trabajo
- Coordine los recursos y equipo de trabajo
- Aseguramiento y métricas de calidad
- Plan de administración de la comunicación
- Revisión y posibles ajustes al plan de administración del proyecto
- Control de Cambios
- Implementación de cambios solicitados, acciones correctivas y preventivas
- Implementación de defectos reparados
- Información del desempeño del trabajo
- Administración de Proveedores / compras
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Control / Desempeño
Esta etapa consiste en los procesos necesarios para observar la ejecución de los proyectos, con lo cual los posibles problemas puedan ser identificados a tiempo y las tareas correctivas realizadas; controlando así la ejecución del proyecto.
El beneficio principal de esta fase es observar el desempeño del proyecto y medirlo regularmente, con lo cual podremos identificar variaciones en relación al plan de administración del proyecto.
- Monitoreo las actividades que se están realizando versus el plan de administración del proyecto y la línea base.
- Control de las peticiones de cambios aprobadas y rechazadas
- Recomendaciones de acciones preventivas y correctivas aprobadas
- Actualizaciones al plan de administración del proyecto
- Actualizaciones al documento de alcance del proyecto
- Reportes de desempeño
- Forecasts
- Entregables aprobados
- Control de los estándares de calidad
- Monitoreo y control de los recursos, equipo de trabajo y riesgos
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Cierre
Es el proceso formal para dar por terminadas todas las actividades de un proyecto o fase, entrega del producto o servicio terminado o finiquitar un proyecto cancelado.
- Entregables (servicios/productos) finales
- Proceso administrativo de cierre
- Cierre del proyecto / contrato
Como sabemos estás fases son una forma resumida de ver la metodología que está plasmada en el PMBoK. Sin embargo, son las fases que deberás seguir para administrar tus proyectos de forma exitosa, ya que te ayudarán a planear de forma correcta, implementar las acciones a seguir para un correcto funcionamiento de tu proyecto y después darle el seguimiento debido, esto nos dará como resultado grandes beneficios como la retroalimentación para saber qué corregir y en qué se trabajó bien.
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