La importancia de la comunicación dentro del equipo en tu proyecto.
Hoy en Blogk3r, hablaremos sobre uno de los pilares en la gestión de un proyecto, hablamos de la comunicación que debe existir tanto dentro como a fuera. Dentro de las funciones del director de proyectos está el definir el plan de comunicación y el facilitar/promover la comunicación entre los integrantes del proyecto, por tanto, es importante que éste conozca cuáles son los objetivos que se persiguen con la comunicación:
- Integrar el equipo.
Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas, por ello es importante que los integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo, y se sientan partícipes del proyecto.
- Participantes
En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas que, sin participar directamente en él, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo; garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos.
- Estar informado.
Como se ha comentado en otros artículos, dentro de las causas de fracaso del proyecto están los cambios debidos a alcances escondidos, stakeholders no considerados, riesgos no identificados, etc. Por tanto, la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.
Tipos de comunicación dentro del proyecto
A nivel general podemos dividir las comunicaciones que se desarrollan dentro del proyecto en cuatro grupos, en función de si es formal o informal, e interna o externa.
- Comunicación interna formal
Es toda comunicación que se desarrolla dentro del equipo del proyecto a través de canales formales. En general corresponde a la distribución de documentación oficial del proyecto, o de información relacionada con los objetivos de este, la cual debe ser considerada para ejecutar el trabajo; el hecho de hacerse por canales formales permite el registro y consulta posterior de dicha información.
La forma y canal que se usa para distribuir esta información debe ser coherente con el plan de comunicación del proyecto, y en muchos casos ligada a un determinado procedimiento.
- Comunicación externa formal.
De forma similar a la anterior es aquella comunicación que se desarrolla del proyecto hacia el exterior (cliente, Dirección, Stakeholders) a través de canales formales.
Se usa este tipo de comunicación cuando se quiere dejar constancia de la información trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos, o porque su entrega forma parte del alcance. Igual que en el caso anterior, esta debe ser coherente con el plan de comunicación del proyecto, y ligada a un determinado procedimiento cuando corresponda.
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Comunicación interna/externa informal.
Es el tipo de comunicación más habitual dentro del proyecto, la que permite integrar al equipo, y la mejor para resolver y evitar conflictos, por su carácter informal no queda registro de ella, por lo que el director del proyecto debe tener el criterio suficiente para recoger aquellos temas más importantes que deban ser transmitidos formalmente.
En muchos casos usaremos la comunicación informal para alinear o clarificar puntos de vista antes de oficializarlos por vía de comunicaciones formales.
Un aspecto importante a considerar es el envío de mails o documentos preliminares como comunicación informal. Esto es algo habitual, pero debemos considerar que al ser un soporte escrito puede ser considerado una comunicación formal; no sería la primera vez que delante de un conflicto aparece un mail o un documento que para el emisor era informal pero el receptor lo considero como formal. En estos casos lo mejor es clarificar el carácter informal de la comunicación, bien en el cuerpo del mail o como una nota sobre los documentos.
Estos son sólo algunos de los puntos que se deben considerar al administrar proyectos, en Brok3r te apoyamos a alcanzar el siguiente nivel en tu Empresa o Negocio.
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