LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN 5 ETAPAS PARA CONSOLIDARSE: PROTOTIPOS.
Al seguir las etapas de la Transformación Digital, en el cuarto paso encontramos una fase en donde podremos aplicar todo el conocimiento obtenido, para materializar y proponer esa solución que beneficiará a nuestro usuario/cliente y a nosotros mismos como empresa o negocio.
No olvidemos que a pesar de que en la etapa de PROTOTIPOS ya podemos implementar algunos procesos y productos finales en modo de prueba inicial, no deja de ser una fase de entendimiento, en donde podremos obtener más información y conocimiento de las necesidades reales de nuestro cliente/usuario.
Antes de comenzar con los elementos que existen, y podremos hacer uso en esta etapa de la Transformación Digital, debemos empezar con ver en que consiste el hecho de nombrar a esta fase PROTOTIPO.
Para iniciar con el uso del término PROTOTIPO, debemos tener en consideración que al principio de un proyecto la creación de prototipos es útil para explorar ideas y aprender más sobre las personas o la nueva propuesta que se ofrecerá como posible solución a nuestra área de oportunidad o situación que queremos mejorar de forma directa, ya que los encargados de realizar los procesos o utilizar el producto son la mejor fuente de retroalimentación para mejorar.
Un prototipo es un modelo experimental simple de una solución propuesta, que se utiliza para probar o validar ideas, diseñar suposiciones y otros aspectos de su conceptualización, de forma rápida y barata, para que el o los involucrados puedan determinar los cambios apropiados o posibles cambios de dirección.
El equipo encargado de definir y diseñar la posible solución en la que estamos dedicados producirá ahora una serie de versiones económicas o reducidas del producto o características específicas de las que conforma nuestra solución, ya puede ser procesos, seguimientos o análisis en una metodología, para que puedan investigar las soluciones de los problemas generados en la etapa anterior (la ideación de las problemáticas a resolver).
La participación en los prototipos puede ser compartida y hacer las pruebas dentro del propio equipo, en otros departamentos o en un grupo pequeño de personas fuera del equipo responsable de la Transformación Digital o del área asignada dedicada a la solución. En otras palabras, se trata de una fase experimental, cuyo objetivo es: Identificar la mejor solución posible para cada uno de los problemas identificados durante las tres primeras etapas:
Con esto hablamos de las etapas que nos proporcionaron esos datos e información relevante para localizar el área de oportunidad e innovación para mejorar y transformar completamente la forma de optimizar los procesos.
Las soluciones son implementadas dentro de los prototipos y, uno por uno, son investigadas, aceptadas, mejoradas y reexaminadas, o rechazadas; sobre la base de las experiencias de los usuarios, que son en definición el objetivo principal en esta Transformación Digital. Al final de esta etapa, el equipo encargado tendrá una mejor idea de las limitaciones que se pueden encontrar en la posible solución, los problemas que están presentes y tendrán una perspectiva mejor / más informada de cómo los usuarios reales se comportarán, pensarán y sentirán al interactuar con esta nueva forma de trabajar y solucionar las situaciones que demoren o limiten las tareas a realizar dentro de un proceso de trabajo.
Para esto podemos definir que se podrá contar con dos categorías de prototipos:
- Los prototipos orientados a soluciones: Prueba una solución que está explorando de forma rápida. En esta categoría se le pedirá que defina su intención: ¿Quién está probando la propuesta para solucionar el problema? ¿Qué estás tratando de aprender con el prototipo? Y luego considerar cómo hacer la experimentación de forma real y no únicamente de forma teórica: ¿Cómo la gente experimenta el concepto en el contexto y no sólo imaginar lo que podría ser?
- Los prototipos orientados a la empatía o sonda de empatía: Generalmente no se tiene la intención de probar o explorar una solución en particular sino se busca maximizar su aprendizaje sobre una persona o personas. En esta categoría se considera ¿cómo se puede crear una situación o dar una tarea a alguien para comprender mejor su pensamiento o comportamiento?, uniéndolo a la posible solución que podría ser una nueva forma de trabajar o realizar sus tareas y que aumenten su rendimiento.
Por supuesto que no son mutuamente excluyentes y también recordemos que esto no solo es aplicable a un proceso laboral de un corporativo, sino también lo podemos aplicar en la elaboración de algún servicio o producto.
Lo que nos lleva a preguntarnos, ¿En verdad es necesario realizar prototipos en los cambios que se piensan realizar? A esta pregunta podemos contestar que sí y bastante, ya que la fase de PROTOTIPOS nos permitirá visualizar esos “pre-cambios” y cumplir con algunos de estos propósitos:
- Exploración e Implementación
- Aprendizaje y Entendimiento
- Involucramiento, Prueba y Experimentación
- Inspiración y Motivación
Como podemos ver, la información que obtendremos mediante la implementación de PROTOTIPOS nos aportará gran ayuda para ver en realidad como trabajaría nuestra solución ante la problemática que se busca atacar, para obtener una mayor eficiencia en las tareas o en el producto final.
En resumen, podemos decirte cómo los PROTOTIPOS logran el objetivo de ver el funcionamiento real de nuestra propuesta de solución ante la problemática y así, de esta forma visualizar las mejoras en nuestra propuesta, esto mediante estos pasos:
- Aprendizaje mediante la practica real
- Descubrimientos inesperados que aporten mejoras
Con estos dos simples pasos podremos obtener esa retroalimentación tan esperada con la que realmente se podrá generar esa solución y mejora tan buscada, para resolver la problemática que tenemos en nuestra empresa o negocio. De igual forma, con esta etapa podremos definir nuestra nueva implementación, para que se pueda probar, no solo en modo teórico sino que sea de forma real y con un valor factible que nos permita convencer no solo a nuestros equipos internos sino al usuario, directores y consumidores finales.
Esta etapa de PROTOTIPO nos dará acceso para la siguiente fase, que es PRUEBA, en donde ya se realizará una propuesta totalmente formal que será el plan para lograr esa Transformación Digital que nos permitirá mejorar.
Recordemos que la Transformación Digital tiene un enfoque desde el Design Thinking que nos permite tener como principal beneficiado al usuario que utilizara nuestras propuestas para cambiar y mejorar sus procesos, todo esto para alcanzar sus objetivos planeados de una forma integral y ágil.
Las 5 etapas de una Transformación Digital son:
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